- Bildirim, Başvuru ve Değerlendirme Usulü
Taslak
- Amaç
Bu metin, Bağ Etkileşimli Öğrenme Derneği’nin (bundan sonra kısaca “Bağ Dernek” olarak anılacaktır) faaliyetleri sırasında ortaya çıkabilecek güvenlik, etik ihlal, cinsel sömürü, istismar, taciz, sınır ihlali veya güç kötüye kullanımı iddialarına ilişkin başvuru ve bildirimlerin nasıl alınacağını ve değerlendirileceğini düzenler.
Amaç; başvuru sahiplerinin erişebileceği, güven veren, gizliliği gözeten ve adil işlemeye çalışan bir kurumsal yol oluşturmaktır.
- Hangi Durumlarda Başvuru Yapılabilir?
Aşağıdaki durumlarda bu usul işletilebilir:
- cinsel sömürü veya cinsel istismar iddiası,
- cinsel taciz veya cinsiyet temelli rahatsız edici davranış,
- profesyonel sınır ihlali,
- psikolojik baskı, tehdit veya misilleme,
- güç ilişkilerinin kötüye kullanılması,
- Bağ Dernek’in güvenli ve etik ortam yaklaşımını zedeleyen ciddi davranışlar,
- bu konulara ilişkin makul şüphe veya tanıklık.
- Kimler Başvurabilir?
Başvuru veya bildirim;
- doğrudan etkilenen kişi,
- tanık olan kişi,
- durumu öğrenen çalışan, gönüllü veya kurul üyesi,
- katılımcı, yararlanıcı veya başvuru sahibi,
- Bağ Dernek ile ilişkili üçüncü kişiler
tarafından yapılabilir.
- Başvuru Kanalları
Bağ Dernek, başvuru ve bildirimler için erişilebilir kanallar oluşturur. Başvurular yazılı, dijital veya gerektiğinde sözlü olarak alınabilir.
Yönetim kurulu, bu kanalların kimler tarafından izleneceğini, nasıl kayıt tutulacağını ve başvuruların hangi usulle değerlendirileceğini ayrıca belirler.
- Başvurunun Alınması
Bir başvuru ulaştığında öncelikle:
- başvurunun alındığı kayda geçirilir,
- acil güvenlik ihtiyacı olup olmadığı değerlendirilir,
- başvuru sahibine, mümkünse, sürecin nasıl işleyeceğine dair temel bilgi verilir,
- ihtiyaç varsa derhal koruyucu önlem gündeme alınır.
- Ön Değerlendirme
Ön değerlendirme aşamasında şu sorulara bakılır:
- anlatılan durum bu usul kapsamında mıdır,
- acil koruma gereksinimi var mıdır,
- çocuk, genç veya kırılgan durumda bir kişi söz konusu mudur,
- geçici tedbir gerekip gerekmediği anlaşılmakta mıdır,
- etik, idari, sözleşmesel ya da hukuki boyut söz konusu mudur.
- Değerlendirme İlkeleri
Başvurular değerlendirilirken Bağ Dernek şu ilkeleri esas alır:
- güvenliği önceleme,
- özenli dinleme,
- gereksiz ayrıntı talep etmeme,
- ikincil mağduriyetten kaçınma,
- tarafsızlık,
- gizlilik,
- makul sürede işlem yapma,
- kayıt tutma ve hesap verebilirlik.
- Koruyucu ve Geçici Önlemler
Sürecin herhangi bir aşamasında, gerekirse:
- tarafların birbirleriyle temasının sınırlandırılması,
- belirli faaliyetlere katılımın geçici olarak durdurulması,
- görev, rol veya temsil yetkisinin askıya alınması,
- grup, toplantı, saha veya dijital ortamlara erişimin sınırlandırılması,
- destek ve yönlendirme sağlanması
gibi koruyucu önlemler alınabilir.
- Gizlilik Yükümlülüğü
Başvuru sürecinde paylaşılan bilgi ve belgeler gizli tutulur. Bu bilgiler, yalnızca başvurunun değerlendirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması amacıyla, sınırlı şekilde paylaşılır.
Gizlilik, yalnızca hukuki yükümlülük, açık güvenlik riski veya korunması gereken kişinin üstün yararı sebebiyle sınırlanabilir.
- Misillemenin Önlenmesi
Başvuru yapan, bilgi veren, tanıklık eden veya sürece destek sunan hiçbir kişi bu nedenle olumsuz muameleye maruz bırakılamaz.
Başvuru nedeniyle dışlama, baskı kurma, susturma, itibarsızlaştırma ya da cezalandırma girişimleri ayrıca değerlendirilir.
- Sonuç ve İzleme
Değerlendirme sonucunda Bağ Dernek;
- başvurunun doğrulanmış bir ihlale işaret ettiğine karar verebilir,
- ek bilgiye ihtiyaç duyabilir,
- etik veya idari tedbir alabilir,
- sözleşmesel ilişkiyi gözden geçirebilir,
- faaliyet katılımını sonlandırabilir,
- gerekli görürse dış uzmanlık, hukuki danışmanlık veya uygun başvuru mercilerine yönlendirme yapabilir.
Gerekli durumlarda, yalnızca olayın kapatılması değil, tekrarın önlenmesi için izleyici ve iyileştirici adımlar da planlanır.
- Yönetim Kurulunun Sorumluluğu
Yönetim kurulu;
- bu usulün uygulanmasını sağlamak,
- başvuru kanallarını erişilebilir ve işlevsel kılmak,
- güvenlik risklerinde gecikmeden karar almak,
- gerekli kurumsal tedbirleri oluşturmak,
- politika ve uygulamaları düzenli aralıklarla gözden geçirmek
ile sorumludur.
- Yürürlük
Bu metin, yönetim kurulu onayıyla yürürlüğe girer ve Bağ Dernek’in diğer ilgili politika ve etik belgeleriyle birlikte uygulanır.